林記水電行|數位化體檢報告

示意範例|本案例為虛構,僅供潛在客戶了解服務交付內容

體檢日期:2026 年 4 月 28 日 諮詢顧問:owlmatter 體檢時長:30 分鐘線上視訊

一、現況摘要

林記水電行為新北市在地家用水電維修服務業,成立 18 年,團隊共 5 人(老闆 1 位、維修人員 3 位、行政兼客服 1 位)。月平均接單約 80–120 件,客戶以社區住戶與小型店家為主。

目前所有作業以紙本為主:客戶來電由行政手寫便條紙,維修人員出發前抄到工作單,完工後紙本簽名歸檔在鐵櫃。客戶資料散落在三本通訊錄、Excel 與 LINE 群組訊息中。

核心痛點是「找資料找不到、舊客戶聯繫斷層、月底對帳吃力」。老闆考慮過導入派工系統,被廠商報價 NT$ 35 萬以上嚇退,目前處於「想做但不知從哪開始」的階段。

你目前處於「資料數位化(Digitization)」階段,尚未到「導入系統」的時機。

判斷依據:

底層資料還沒結構化——客戶名單、案件紀錄、收款狀態都還在紙本與分散的 Excel 中,在這個基礎上導入任何派工系統,前 3 個月會用 Excel 餵系統,本質沒有改變。
團隊規模未達系統採購效益點——5 人團隊,目前的瓶頸不是「協作工具不夠好」,而是「資料找不到」。系統解決的是前者,但你的問題是後者。
預算配置會錯位——把 NT$ 35 萬投入派工系統,後續每年還有約 NT$ 6 萬的維護費。同樣預算用在資料整理 + 輕量工具,可以撐 3 年以上。

先做這件事,可以解決 70% 痛點;剩下 30% 再評估系統需求。

Step 1|建立統一客戶資料表(預估 1 週) 用 Google 試算表建立客戶主檔,5 個必要欄位: 客戶 ID、姓名/單位、電話、地址、首次服務日期。歷史客戶可分批補建,新客戶從即日起一律進系統。

Step 2|建立服務紀錄表(預估 1 週) 另開一張試算表,8 個必要欄位: 服務日期、客戶 ID、案件類型、維修人員、收費金額、付款狀態、備註、完工照片連結。透過客戶 ID 與 Step 1 連結。

Step 3|手機版表單(預估 3–5 天) 用 Google 表單做一個「服務完工回報」,維修人員手機填寫,自動進入 Step 2 的試算表。

所需工具:Google 帳號(免費)、團隊成員 1 小時教育訓練。

若你希望節省自行建置時間,可委託**「Google Workspace 顧問」或「AppSheet 開發者」**(非 ERP/派工系統廠商)。

廠商類型關鍵字:

避開的廠商類型:傳統 ERP 廠商、大型派工系統廠商(預算與你的規模不匹配)。

合理報價區間:NT$ 30,000–60,000(含資料表設計、表單建置、2 小時教育訓練)。 交付時間:2–4 週。

雷 1|不要從「派工 App」開始 你聽過的派工 App 月費約 NT$ 1,500–3,000,功能很完整,但前提是你已經有結構化的客戶資料。沒有資料先做這個,前 6 個月會非常痛苦,離職率也容易上升。

雷 2|政府數位轉型補助對你可能不適用 中小企業署的相關補助多數要求「已有電子化基礎」或「至少 10 人以上」,你目前條件較難通過初審。先做完方案 A,半年後再申請,通過率會明顯提高。

雷 3|不要急著做 LINE 官方帳號的 AI 客服 你現在連客戶資料都還在分散狀態,AI 客服沒有資料來源,只能做最基本的 FAQ 回覆。先把客戶資料整理好、累積 6 個月的服務紀錄後再評估,屆時 AI 才有意義。

本報告為示意範例,實際報告會依你填寫的問卷與視訊內容客製。 owlmatter 不販售系統、不抽佣、不綁約。諮詢結束後不開放 email 追問——任何想再問的問題,請另約一次諮詢。